Durante as crises surgem os maiores desafios para as empresas em relação a manter sua imagem limpa e sua reputação sólida. Porém, elas costumam surgir quando menos se espera e tendem a se espalhar muito rapidamente. Segundo uma pesquisa da Mentionlytics, 30% das empresas assistem suas crises se tornarem globais em menos de uma hora. Dessa forma, nos momentos mais delicados, é fundamental estar preparado, com uma equipe bem treinada e alinhada, para agir com rapidez e eficácia, por meio de uma nota de esclarecimento.
Sabendo disso, quais os 5 passos para elaborar uma boa nota de esclarecimentos?
OBJETIVIDADE
Na gestão de crise, uma boa redação é a chave para definir quais serão as consequências sobre um acontecimento. A agilidade com que a assessoria de imprensa lida com a situação faz toda a diferença. Dessa forma, menos é mais. A ideia é transmitir o máximo de informação com o mínimo de palavras para que não confunda o interlocutor e traga somente os esclarecimentos necessários.
ESTEJA ALINHADO COM O PORTA-VOZ
Durante a redação de uma nota de esclarecimento é fundamental ouvir e estar alinhado com os porta-vozes da empresa. Afinal, eles simbolizam o rosto da empresa e o material é assinado por eles. Dessa forma, essas figuras de liderança precisam fazer parte de todo o processo de desenvolvimento, aprovação e publicação.
LINGUAGEM
Em todos os âmbitos da comunicação o cuidado com a linguagem é fundamental e em uma nota de esclarecimento não seria diferente. Afinal, seu intuito é esclarecer algum fato ou equívoco que já é de conhecimento de algum público da empresa ou que tenha potencial de ser. Certo? Dessa forma, dê preferência a uma linguagem mais formal, evitando gírias e termos coloquiais.
O caminho consiste em utilizar um tom de voz empático e palavras cordiais. Assim, a sua empresa poderá passar uma imagem de compromisso com a verdade aos clientes, acionistas, investidores, imprensa e sociedade.
DADOS
Os dados, quando bem usados, são ferramentas muito importantes para exemplificar, esclarecer e informar, além de trazer embasamento às afirmações contidas no texto. No geral, o papel dos dados nesse momento é de dar credibilidade à sua defesa, demonstrando que você tem conhecimento sobre o assunto e dando autoridade ao seu argumento.
ASSUMA O ERRO
Por fim, se houver algum erro por parte da empresa, assuma a responsabilidade. Não elabore justificativas que não sejam verdadeiras, é fundamental admitir o erro ao tentar justificar o injustificável.
A dificuldade em assumir os próprios erros é o grande vilão em muitas notas de esclarecimento, colocando assim a responsabilidade em outros fatores. Contudo, essa estratégia abre espaço para desconfiança e dúvida em relação à veracidade da nota. Lembre-se, o objetivo é resolver a situação e não encontrar uma brecha para mostrar que estava certo. Isso pode comprometer e agravar ainda mais a crise na empresa.
Em linhas gerais, é imprescindível a empresa manter uma comunicação contínua e transparente, além de ter a sua disposição uma equipe especializada de assessoria de imprensa e relações públicas para te guiar em todo esse processo, imersa no dia a dia da empresa e em alerta para encontrar soluções efetivas em pouco tempo. Afinal, estamos falando do maior patrimônio da empresa: sua imagem.
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